Art Gradnja raspisuje konkurs za radno mjesto:
KONTROLOR DOKUMENATA I UPRAVNIK ARHIVE (m/ž)
📍Lokacija: Libija
Opis posla:
- Voditelj kontrole dokumenata i arhive će biti odgovoran za upravljanje, organizovanje, nadgledanje i skladištenje svih dokumenata i evidencija u vezi sa projektom u građevinskoj kompaniji. Ova uloga je od vitalnog značaja za održavanje usklađenosti sa zakonskim, ugovornim i regulatornim standardima. Kontrolor osigurava da je dokumentacija tačna, ažurirana, bezbjedno arhivirana i lako dostupna kada je to potrebno
Ključne odgovornosti:
- Razviti i održavati sistem kontrole dokumenata, osiguravajući da se svim projektnim dokumentima upravlja u skladu sa standardima kompanije i najboljom industrijskom praksom
- Održavanje dnevnika za dolazna i odlazna dokumenta i praćenje revizija
- Osigurati da se sva dokumentacija (npr. crteži, specifikacije, ugovori, dozvole i izvještaji) tačno distribuira relevantnim dionicima
- Implementirati i pratiti procedure i politike kontrole dokumenata kako bi se osigurala konzistentnost i usklađenost sa internim i eksternim zahtjevima
- Uspostaviti procedure numerisanja, kodiranja i arhiviranja dokumenata
- Kreirati i održavati strukturiran i siguran arhivski sistem za skladištenje fizičkih i elektronskih dokumenata
- Omogućiti da su svi projektni dokumenti i zapisi bezbjedno uskladišteni, kako fizički tako i elektronski, i da se lako mogu pronaći kada je to potrebno
- Koordinacija sa IT i drugim odjeljenjima za razvoj strategija za digitalizaciju zapisa i poboljšanje metoda skladištenja podataka
- Redovno revidiranje sistema arhiva kako bi se osigurala usklađenost sa zakonskim, regulatornim i zahtjevima korporativnog zadržavanja
- Zaštita integriteta i povjerljivosti svih arhiviranih zapisa
- Osigurati da je sva projektna dokumentacija u skladu sa ugovornim, zakonskim i regulatornim zahtjevima
- Pružanje redovnih izvještaja menadžerima projekta i višem rukovodstvu u vezi sa statusom kontrole dokumenata i ažuriranjima arhive
- Sarađivanje sa timovima za osiguranje kvaliteta/kontrolu kvaliteta (QA/QC) kako bi se osiguralo da procesi kontrole dokumenata ispunjavaju industrijske standarde kvaliteta
- Voditi interne i eksterne revizije u vezi sa kontrolom dokumenata i upravljanjem evidencijama, osiguravajući usklađenost sa projektnim i politikama kompanije
- Nadgledati i obučiti osoblje za kontrolu dokumenata i osigurati poštovanje procesa kontrole dokumenata
- Ponašati se kao glavna osoba za kontakt, upite, probleme i zahtjeve u vezi sa dokumentima u različitim projektnim timovima
- Njegovati kulturu stalnog poboljšanja u kontroli dokumenata i procesima upravljanja arhivom
- Osigurati ispravnu upotrebu i funkcionalnost softvera za kontrolu dokumenata, identifikujući svaku potrebu za nadogradnjom ili poboljšanjima procesa
- Obezbijediti obuku zaposlenima o softveru za kontrolu dokumenata i najboljim praksama
Kvalifikacija:
- Bečelor diploma iz poslovne administracije, upravljanja informacijama, menadžmenta izgradnje ili srodne oblasti
- Minimalno 5 godina iskustva u kontroli dokumenata ili vođenju dokumentacije, po mogućnosti u građevinskoj ili inženjerskoj industriji
- Iskustvo upravljanja fizičkim i digitalnim arhivama
Vještine i sposobnosti:
- Tečno znanje engleskog jezika (pismeno i usmeno)
- Osnovno znanje arapskog jezika (čitanje i razumijevanje) će se smatrati prednošću
- Inovativnost
- Dobro poznavanje procesa kontrole dokumenata i standarda građevinske dokumentacije
- Poznavanje softvera za upravljanje gradnjom (npr. Aconex, Procore, SharePoint, itd.)
- Odlične organizacione vještine i vještine upravljanja vremenom sa oštrim okom za detalje
Obezbijeđeno:
- Avionske karte u oba smjera
- Zdravstveno osiguranje za vrijeme boravka u Libiji, shodno libijskim zakonima
- Hrana
- Smještaj
- Internet
- Ugovor na 3 mjeseca, sa mogućnošću produžetka
Obavezan CV na engleskom jeziku i diploma o stečenom obrazovanju.
Zainteresovani kandidati mogu dostaviti svoj CV i propratno pismo na e-mail: edina@artgradnja.me - sa naslovom pozicije za koju apliciraju.
Kontakt telefon: +382 69 358 002 